働き方改革×保育園経営改革に繋がる書類の整理術

皆様
いつも保育園経営.com のコラムをご愛読いただきましてありがとうございます。
船井総合研究所の菅野 瑛大（かんの あきひろ）です。
 

無駄な書類は労働環境を悪くする

 
「先生！あの書類ってどこにありますか？」
こんな会話が聞こえる園の皆様には今回のコラムをぜひお読みいただきたいです。
 
前回のコラム「無駄な書類なくしませんか？保育園に合ったDXを考える(リンク)」でも
記載した通り、保育園は紙であふれています。
もちろん、業務上、契約上、監査上“なければならない書類”が多くあることが理由です。
しかし、それが整理されているか否かで、大きな違いが生まれます。
 
今必要な書類・書式が見つからない、保管していたものがどこにあるかわからない……
こうしたものは、従業員一人ひとりのストレスになりますし、業務も滞ります。
仮に書類探しに15分かかり、それに関わる人数が4名いた場合、
トータルで1時間のロスになるのです。
 
こうした小さなストレスが、毎日の様に蓄積されていく環境は、
決して良いものとは言えません。
だからこそ、書類の棚卸と保管場所の整理は重要なのです。
 

書類にかかる労力を考える

 
ここで、あるマニュアルを一つ作成することを想定して、検討をしてみます。
1人の保育士が担当することになり、作成に5時間かかるとします。
この時、このマニュアル作成にかかった費用はいくらになるでしょうか？
 
時給1,500円×5時間＝7,500円　と考えることもできます。
一方で、この保育士が担当するために別な保育士が配置に入ることを考えれば
　作成：1名×1,500円×5時間＝7,500円……A
　配置：1名×1,500円×5時間＝7,500円……B
　費用：A＋B＝15,000円……C　となります。
 
同様に、何か新たな書式を作成する必要があることを想定します。
　作成：1名×1,500円×2時間＝3,000円……D
　配置：1名×1,500円×2時間＝3,000円……E
　費用：D＋E＝6,000円……F　となります。
要する時間はマニュアルほどかかりませんが、こうした書類関係は発生頻度が高いです。
毎月定期的に必要なものだけでも、おたより、献立表、ほけんだより……等々
加えて2種類程度の書類を作成したり、同じくらいの書類を修正が発生したりします。
するとこれだけでも、
　費用：F×7＝42,000円……G
が毎月かかることになります。
 
マニュアルを隔月で作成していれば、書類関連だけでも人件費として、
年総額60万円近く計上することになるのです。
 
逆に言えば、毎年書類だけで60万円相当の資産を創出ていると、とらえることができます。
 

ムダをなくそう

 
上述の創出は資産を生み出す行動ですが、冒頭の「あれどこですか？」はどうでしょう。
先ほど、1つの「どこですか？」で1時間のロスがあるということをお示ししました。
これが1日5回あった場合、月120回、年1,440回発生していることになります。
 
つまりこれを先ほどの計算式に当てはめると、
　費用：1,440回×1,500円＝2,160,000‬円……H
となります。
 
いかに毎年60万円分の価値を創出しても、200万円以上のムダを作っていれば、
経営的にはマイナス140万円のロスが発生しているのです。
 
ちょっとしたことではありますが、従業員の労働環境が適正化されておらず、
挙句の果てに経営的にも大きなロスがあるに等しい状態を生んでいるとも考えられます。
 
こうした課題を解決するためには、書類の棚卸や所在の明確化を行う必要があります。
それと同時に、あったものを元の場所になどといった、基本も見直すことが重要です。
 
今回は、書類整理が不十分なであった場合の、経営インパクトに関する
考え方を解説いたしました。
解決に向けた具体的なステップは次回コラムにてご案内いたします。
 

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