無駄な書類なくしませんか？保育園に合ったDXを考える

皆様
いつも保育園経営.com のコラムをご愛読いただきましてありがとうございます。
船井総合研究所の菅野 瑛大（かんの あきひろ）です。

必要な書類と無駄な書類

保育園では、業務に必要な書類が沢山あります。
多くの園を拝見させていただいておりますが、特に職員室や事務室には、
びっしりと監査対応用の書類から運営上必要な書類、マニュアル類等が、よく見られます。
さて、この沢山ある書類ですが、全て把握できていますでしょうか？

勿論、ラベルを張って整理はしているものの、「原本」や「元データ」は必要な時に、
都度探している・・・といったことはありませんか？
また、園長や保育事務担当がお休みの日に、どこに何があるかわからない・・・。
こんなことはありまでしょうか。
園にある書類の管理者ですらも、あまりにも膨大な量の為、処分をしてよいのか否か、
判断ができずますます書類が増えていく・・・。そんな現実があろうかと存じます。

加えて、事務や管理表無上必要な書類が日々増えていくだけではなく、
状況に応じたマニュアルは保育現場で日々作成されていき、
気付いたら同じような書類やデータが複数あるといった声も度々耳にします。

保育施設運営支援システムによる効率化

上述のような状況は特に5年ほど前までは、非常によく聞こえてきた課題です。
ここ数年では、連絡帳アプリにはじまり、登降園管理や勤怠管理、保育士配置管理、
保育園の全体的な計画～個別計画～記録といったものまで、システムに置き替わりました。
ICT化が一気に進み、監査でもPC画面を見せればOKというケースも増えました。

これによって、多くの業務が効率化され、これまで課題とされてきた保育園での
働き方改革が推進できるようになりました。
他方、システムは「使いこなせない」と十分な効果を発揮しません。
こうしたシステムの多くは直感的に操作ができるようになっています。
つまり、可能な限り状況に左右されず、定式化された流れを作っているということです。

そうすると、保育園や法人によって異なる運営業務の流れの中で、
「ココが足りない、よくわからない、システムだと手間がかかる」という問題が発生し、
「“とりあえず”手書きのものを作っておこう」と対応することになります。
その結果、本来一元管理できるものが、紙に書いてあとから入力が必要になったり、
複数園運営している法人では園別に異なる書式を使いだしたり、
そもそもシステムをほぼ使用しなくなってしまったり、といったことが起こります。

書類・データの棚卸からはじめよう

保育園のDXという中でも、課題になりやすいポイントがいくつかあります。
①システムを入れてはいるが十分に活用できていない
②基本的な機能は使えるけれども、それ以外に何があるかそもそもわからない
③システムと紙の重複管理が行われている
④PCやタブレット端末での業務に移行が進み効率化されてきたが、
運営支援システムとエクセルやワードの個別データの棲み分けがうまくいっていない
⑤とはいえ必要と思われるものは手当たり次第に作っている
⑥そもそも保育園で必要な書類が何か整理されていない
⑦データでよいものと、紙出しが必要なものがそれぞれどれかも分からない
……などなど

こうした課題点を解決するために、まずしていただくことがあります。
それはズバリ「書類・データ」の棚卸です。
どの書類がどこにあって、原本はどういう状態保管して、何に使われるもので・・・
これを全て一覧化していきます。
そうすると、名前は異なっていても中身が同じ書類が出てきたり、
システム化されているはずのものが紙記入をしていて重複管理をしていたり、
などといった改善点が出てきます。
これらを一つひとつ整理していき、法人・園にとって最適な方法を決定していきます。

DXは全てをデジタルにすればよい、というものではありません。
システムを導入した結果、紙で残した結果、〇〇した「結果」
どのような「効果」があるか、これを見越して導入・活用していただきたいです。

書類が多い保育園向け！紙媒体を残してOKな「DX」セミナー

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