「プロポーザル短期対策」~プレゼンテーション対策編~

プレゼンテーションでよくある失敗事例とそれに対する対策のポイント

皆様こんにちは。
いつもお読みいただきましてありがとうございます。
㈱船井総合研究所の近藤でございます。

前回に引き続き、本日は「プロポーザル短期対策」プレゼンテーション対策編ということで、プレゼンテーションでよくある失敗事例とそれに対する対策のポイントを3つお伝えさせていただきます。

まず一つ目は「資料作成に時間をかけすぎて、プレゼンの練習、質疑応答の対策をしていない」ことです。
書類通過からプレゼンテーションまであまり期間がなく、ぎりぎりまでパワーポイントの資料作成に時間がとられ練習が全くできなかったということはありませんでしょうか?
プレゼンテーションで最も重要なのは、資料ではなく、審査員とのコミュニケーションです。プレゼンテーションを実施する意味は、すでに提出されている提案書について「本当にそのとおり実施してくれるのか、信頼して任せても良い事業者なのか」ということを見極めるためです。そのため、どのように立派な資料を作成しても、原稿の棒読みで、質疑に対応できなければ印象は良くありません。

二つ目に、「提案書の内容が頭に入っていない、記載していること以上の話ができない」ことです。
プレゼンテーションには提案書を作成した担当者以外にも、経営陣や園長、施設長候補などの職員も出席します。特にプレゼンテーションにおいて園長、施設長候補の参加が義務付けられている場合は、質疑が園長、施設長候補に集中することがあります。
それは、実際に配属される現場の職員がどのような人で、提案されている内容通りの運営を目指してくれているのかを確かめるためです。そのため、プレゼンテーションに出席する職員は、必ず全員資料に目を通し、理解をしておくことが前提となります。
また、質疑では提案内容に関連したことを質問されますが、提案書の字面の通り答えが欲しいわけではありません。さらに深堀した回答や提案書には書ききることができなかったであろう事例を聞き出したいと思っています。提案した内容については、記載したこと以上に引き出しを用意しておきましょう。

最後に、「園長、施設長候補の選定を書類審査通過後に決めている」ことです。
候補者の選定については、書類審査通過後に急いで決めるのでは遅いです。なぜなら、園長、施設長候補のプレゼンテーションにおける応答の様子で書類審査から逆転することもあるからです。都心部を中心に、園長、施設長候補の参加が義務付けられている、もしくは努力義務として参加を促しているプロポーザルが多くあり、そのような場合は特に慎重に選定し、準備をする必要があります。
そうは言っても、園長、施設長候補の先生方はプレゼンテーションという場に慣れていません。まずは説明会や説明会後の質疑応答の際に、プレゼンテーションの参加者や実施時間について必ず質問し、プロポーザルに参加する時から誰を候補者にするのか決めて、なるべく早めに準備をしておきましょう。

皆様いかがでしたでしょうか?先週から2回にわたり「プロポーザル短期対策」としていくつかポイントをお伝えさせていただきました。

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